Highlights

• Volltextsuche
• revisionssicher
• gesetzeskonform
• sekundenschnelle Suche
• Langzeitarchivierung

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Archivsystem / Dokumentenmanagement

Jede Einrichtung bzw. jedes Unternehmen muss zahlreiche Unterlagen jahrelang aufbewahren, seien es kaufmännische Buchungsbelege oder andere Dokumente wie Kalkulationstabellen oder technische Zeichnungen. Selbst in Einrichtungen mittlerer Größenordnung kommen da schnell Millionen von Dokumenten zusammen. Im herkömmlichen Aktenkeller kostet dann die Ablage und Suche am Ende mehr Zeit als die eigentliche Bearbeitung, und wichtige Dokumente lassen sich zuweilen gar nicht mehr auffinden. Aber das muss nicht so sein: EASY ARCHIV, das bewährte, leistungsfähige elektronische Archivsystem, sorgt für die revisionssichere Langzeitarchivierung sämtlicher Dokumente, senkt Ihre Archivkosten und erhöht die Produktivität. Selbstverständlich erfüllt EASY ARCHIV dabei alle gesetzlichen Bestimmungen für die Dokumentenarchivierung.

Statt in überquellenden Aktenschränken und Papierstapeln zu suchen, finden Sie Ihre Dokumente jetzt auf Knopfdruck sekundenschnell auf Ihrem Arbeitsplatz-PC wieder. Und dort arbeiten Sie ohne Medienbrüche sofort weiter: Versenden Sie das gefundene Dokument per E-Mail oder Fax, fügen Sie elektronische Notizen hinzu, oder kopieren Sie einfach Teile des Dokuments in Ihren Brief.

Man muss aber nicht auf die bewährten Mappen und Ordner verzichten, um Zeit und Geld zu sparen, denn EASY ARCHIV bildet diese hilfreichen Werkzeuge in elektronischer Form ab. Recherche, Mappeneditor und die komfortable Scan-Fernbedienung sind in eine einzige Oberfläche integriert. Die einzelnen Dokumente sind in eigenen Mappenfächern übersichtlich sortiert. EASY ARCHIV speichert Dokumente und Daten beliebiger Art. Mit dem eingebauten Datei-Viewer können über 200 Dateiformate wie Grafik, Text, Kalkulationen oder CAD angezeigt werden, auch wenn die entsprechenden Programme nicht installiert sind. Praktisch: Über die Volltextrecherche findet man alle Dokumente unter Millionen anderen sekundenschnell auch noch nach Jahren wieder, und das selbst dann, wenn man sich nicht mehr genau an Namen oder inhaltliche Details erinnern kann.

EASY ARCHIV ist selbstverständlich vollständig in die VIA-S Umgebung integriert. Alle Belege werden auf Wunsch automatisch an EASY ARCHIV übergeben.